No vuelva a tener una doble reserva
¿Ya gestiona clientes en Calendly, Google Calendar u Outlook? Así es como hacer que su agenda dialogue con EraCoach, en unos diez minutos y sin instalar nada.
1. Su agenda hacia EraCoach
Leemos las horas en las que ya está ocupado y dejamos de ofrecerlas para reservar. Es el sentido que impide que un cliente de EraCoach reserve durante su cita del martes.
2. EraCoach hacia su agenda
Las sesiones vendidas aquí aparecen en su agenda como franjas ocupadas. Como Calendly consulta esa misma agenda para detectar sus conflictos, deja de ofrecerlas automáticamente.
Los dos sentidos son independientes y complementarios. Si solo conecta uno, únicamente está protegido en una dirección: recomendamos hacer ambos, son cinco minutos más.
Importar su agenda en EraCoach
Google Calendar publica una dirección privada que da acceso de solo lectura a su calendario. Es la que utilizamos. Está escondida en los ajustes, así que aquí tiene la ruta exacta.
- Paso 1
Abra los ajustes de su calendario
En un ordenador, vaya a calendar.google.com. En la columna izquierda, pase el cursor sobre el calendario, haga clic en los tres puntos y luego en «Configuración y uso compartido».
- Paso 2
Baje hasta «Integrar calendario»
Desplácese hasta la sección «Integrar calendario», al final de la página. Es la parte que casi nadie ve.
- Paso 3
Copie la dirección secreta en formato iCal
Busque el campo «Dirección secreta en formato iCal» y haga clic en el icono de copiar. La dirección termina en .ics, ese es el formato correcto. No copie la dirección pública: solo funciona si su calendario es público.
- Paso 4
Péguela en su perfil de EraCoach
Perfil de coach, pestaña Disponibilidad, recuadro «Ya utilizo otra agenda». Marque la casilla, pegue la dirección en el campo de importación y haga clic en Conectar. La probamos al instante: sabrá de inmediato si la dirección es correcta.
- Outlook
Si utiliza Outlook
En Outlook web: Configuración, Calendario, Calendarios compartidos, «Publicar un calendario». Elija el calendario, seleccione «Puede ver todos los detalles», publique y copie el enlace ICS.
Esta dirección da acceso de lectura a su agenda: trátela como una contraseña. Por nuestra parte no importamos ni títulos, ni participantes, ni descripciones, solo sus franjas ocupadas. Releemos su agenda cada 30 minutos.
Enviar sus sesiones de EraCoach a su agenda
Este es el sentido que protege su Calendly. Publicamos un flujo con las sesiones vendidas aquí; usted lo suscribe en su agenda, que Calendly ya consulta para detectar conflictos.
- Paso 1
Copie su flujo de EraCoach
Perfil de coach, pestaña Disponibilidad, recuadro «Ya utilizo otra agenda». El bloque «Enviar sus sesiones a su agenda» contiene su dirección personal. Haga clic en Copiar el enlace.
- Paso 2
Añádalo en Google Calendar
En calendar.google.com, columna izquierda, haga clic en el + junto a «Otros calendarios» y luego en «A partir de la URL». Pegue la dirección y confirme. Aparecerá un nuevo calendario con sus sesiones de EraCoach.
- Paso 3
Compruebe que Calendly lo tiene en cuenta
En Calendly, abra Account, Calendar connections y asegúrese de que el calendario que acaba de enriquecer figura entre los calendarios de conflicto. Sin eso, Calendly no mirará sus sesiones de EraCoach.
¿Usa Calendly? Dos ajustes que comprobar
Calendly y EraCoach nunca se comunican directamente. Ambos se cruzan dentro de su Google Calendar, y ahí es donde se decide todo. Dos ajustes, una sola vez, y las reservas dobles se vuelven imposibles en ambos sentidos.
- 1
Calendly debe escribir en su calendario principal
En Calendly, abra «Conexiones de calendario» y compruebe a qué calendario añade Calendly los nuevos eventos. Debe ser su calendario principal de Google, el que lleva su dirección de correo. Si escribe en un calendario secundario, EraCoach no ve sus reservas de Calendly y puede ofrecer una franja ya ocupada.
- 2
El calendario «EraCoach» debe contar como conflicto
Siempre en «Conexiones de calendario», en la sección que lista los calendarios verificados para conflictos, marque el calendario «EraCoach». Sin esa casilla, Calendly ignora nuestras sesiones y sigue ofreciendo franjas que usted ya ha vendido aquí.
Preguntas frecuentes
- El riesgo es muy bajo, pero no es nulo mientras pasemos por flujos iCal. Google solo relee una agenda remota cada varias horas y nosotros releemos la suya cada 30 minutos. Una reunión añadida ahora mismo puede tardar un rato en bloquear la franja en ambos lados. La sincronización inmediata con Google Calendar está en preparación.
- Solo franjas horarias: inicio y fin. Ni título, ni participantes, ni descripción, ni lugar. Ni siquiera los almacenamos. Necesitamos saber cuándo está ocupado, no de qué.
- No. Los eventos marcados como «disponible» en su agenda, como los cumpleaños y la mayoría de recordatorios, se ignoran. Solo cuentan los eventos que realmente le marcan como ocupado, y las reuniones canceladas quedan excluidas.
- Se tienen en cuenta correctamente, incluidas las ocurrencias que haya eliminado puntualmente. Una supervisión todos los martes bloqueará todos sus martes.
- En cualquier momento, desde el mismo recuadro: el botón Desconectar elimina la dirección y todas las franjas importadas. Sus horarios vuelven a ser reservables de inmediato.
- Sí, y es importante. Su disponibilidad define cuándo acepta ser reservado; la sincronización solo retira de esa base las horas en las que ya está ocupado en otro sitio. Sin disponibilidad definida, no hay nada que retirar.
- Sí, y no tiene riesgo: abra en EraCoach únicamente franjas que no ofrezca en otro sitio. Por ejemplo, si su Calendly ofrece sus mañanas, abra aquí solo sus tardes. Sin solapamiento, la doble reserva es imposible.
¿Listo para conectar su agenda?
Vaya a la pestaña Disponibilidad de su perfil de coach.