Ne plus jamais avoir de double réservation
Vous gérez déjà des clients sur Calendly, Google Agenda ou Outlook ? Voici comment faire dialoguer votre agenda avec EraCoach, en une dizaine de minutes et sans rien installer.
1. Votre agenda vers EraCoach
Nous lisons les heures où vous êtes déjà occupé et nous cessons de les proposer à la réservation. C'est le sens qui empêche un client EraCoach de réserver pendant votre rendez-vous du mardi.
2. EraCoach vers votre agenda
Vos séances vendues ici apparaissent dans votre agenda comme des créneaux occupés. Calendly consultant ce même agenda pour détecter vos conflits, il cesse automatiquement de les proposer.
Les deux sens sont indépendants et complémentaires. Si vous n'en branchez qu'un, vous n'êtes protégé que dans une direction : nous recommandons de faire les deux, cela prend cinq minutes de plus.
Importer votre agenda dans EraCoach
Google Agenda publie une adresse privée qui donne accès à votre calendrier en lecture seule. C'est elle que nous utilisons. Elle est enfouie dans les réglages, voici le chemin exact.
- Étape 1
Ouvrez les paramètres de votre calendrier
Sur ordinateur, allez sur calendar.google.com. Dans la colonne de gauche, survolez le calendrier concerné, cliquez sur les trois points, puis sur « Paramètres et partage ».
- Étape 2
Descendez jusqu’à « Intégrer l’agenda »
Faites défiler la page jusqu'à la section « Intégrer l'agenda », tout en bas. C'est la partie que la plupart des gens ne voient jamais.
- Étape 3
Copiez l’adresse secrète au format iCal
Repérez le champ « Adresse secrète au format iCal ». Cliquez sur l'icône de copie. L'adresse se termine par .ics — c'est le bon format. Ne copiez pas l'adresse publique, elle ne fonctionne que si votre agenda est public.
- Étape 4
Collez-la dans votre profil EraCoach
Profil coach, onglet Disponibilités, encart « J'utilise déjà un autre agenda ». Cochez la case, collez l'adresse dans le champ d'import et cliquez sur Connecter. Nous testons immédiatement : vous savez tout de suite si l'adresse est la bonne.
- Outlook
Si vous utilisez Outlook
Dans Outlook sur le web : Paramètres, Calendrier, Calendriers partagés, section « Publier un calendrier ». Choisissez le calendrier, sélectionnez « Peut afficher toutes les informations », publiez, puis copiez le lien ICS proposé.
Cette adresse donne accès en lecture à votre agenda : traitez-la comme un mot de passe. De notre côté, nous n'importons ni les titres, ni les participants, ni les descriptions — uniquement vos plages occupées. Nous relisons votre agenda toutes les 30 minutes.
Envoyer vos séances EraCoach vers votre agenda
C'est ce sens qui protège votre Calendly. Nous publions un flux contenant vos séances vendues ici ; vous l'abonnez dans votre agenda, que Calendly consulte déjà pour détecter vos conflits.
- Étape 1
Copiez votre flux EraCoach
Profil coach, onglet Disponibilités, encart « J'utilise déjà un autre agenda ». Le bloc « Envoyer vos séances vers votre agenda » contient votre adresse personnelle. Cliquez sur Copier le lien.
- Étape 2
Ajoutez-la dans Google Agenda
Sur calendar.google.com, colonne de gauche, cliquez sur le + à côté de « Autres agendas », puis sur « À partir de l'URL ». Collez l'adresse et validez. Un nouvel agenda apparaît avec vos séances EraCoach.
- Étape 3
Vérifiez que Calendly le prend en compte
Dans Calendly, ouvrez Account, Calendar connections, et assurez-vous que le calendrier que vous venez d'enrichir figure bien parmi les « calendriers de conflit ». Sans cela, Calendly ne regardera pas vos séances EraCoach.
Vous utilisez Calendly : deux réglages à vérifier
Calendly et EraCoach ne se parlent pas directement. Ils se croisent tous les deux dans votre Google Agenda, et c'est là que tout se joue. Deux réglages, une seule fois, et les doubles réservations deviennent impossibles dans les deux sens.
- 1
Calendly doit écrire dans votre agenda principal
Dans Calendly, ouvrez « Connexions d'agenda » et regardez à quel agenda Calendly ajoute les nouveaux événements. Ce doit être votre agenda Google principal, celui qui porte votre adresse e-mail. S'il écrit dans un agenda secondaire, EraCoach ne voit pas vos réservations Calendly et peut proposer un créneau déjà pris.
- 2
L'agenda « EraCoach » doit compter comme conflit
Toujours dans « Connexions d'agenda », à la section qui liste les agendas vérifiés pour les conflits, cochez l'agenda « EraCoach ». Sans cette case, Calendly ignore nos séances et continue de proposer des créneaux que vous avez déjà vendus ici.
Questions fréquentes
- Le risque devient très faible, mais il n'est pas nul tant que nous passons par des flux iCal. Google ne relit un agenda distant que toutes les quelques heures, et nous relisons le vôtre toutes les 30 minutes. Une réunion posée à l'instant peut donc mettre un moment à bloquer le créneau des deux côtés. Une synchronisation immédiate avec Google Agenda est en préparation.
- Uniquement des plages horaires : début et fin. Ni titre, ni participants, ni description, ni lieu. Nous ne les stockons même pas. Nous avons besoin de savoir quand vous êtes pris, pas de quoi vous parlez.
- Non. Les événements marqués « disponible » dans votre agenda, comme les anniversaires et la plupart des rappels, sont ignorés. Seuls les événements qui vous marquent réellement occupé sont pris en compte, ainsi que les réunions annulées qui, elles, sont exclues.
- Ils sont correctement pris en compte, y compris les exceptions que vous avez supprimées ponctuellement. Une supervision tous les mardis bloquera bien tous vos mardis.
- À tout moment, depuis le même encart : le bouton Déconnecter supprime l'adresse et toutes les plages importées. Vos créneaux redeviennent immédiatement réservables.
- Oui, et c'est important. Vos disponibilités définissent quand vous acceptez d'être réservé ; la synchronisation ne fait que retirer de cette base les heures où vous êtes déjà pris ailleurs. Sans disponibilités renseignées, il n'y a rien à retirer.
- Oui, et elle est sans risque : n'ouvrez sur EraCoach que des plages que vous ne proposez pas ailleurs. Par exemple, si votre Calendly propose vos matinées, n'ouvrez ici que vos après-midis. Aucun chevauchement, donc aucune double réservation possible.
Prêt à connecter votre agenda ?
Rendez-vous dans l'onglet Disponibilités de votre profil coach.